Excelは仕事の95% 個人事業主エンジニアが定義する即戦力のSEとは

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Excel(Microsoft Excel)のスキルをSEがどの程度持つべきかについて

この記事ではExcelのスキルをSEがどの程度持つべきかについて考えます。
SEと限定しているのは、筆者の職業がSE(エンジニア)のためSE目線での内容になります。

筆者が考える即戦力のスキルは、以前も別の記事で書いていましたが、「Excelが使えること」です。
この記事の後で書いていますが、Excelが使えないと、アウトプットが出来ず仕事になりません。 では「Excelが使える」とは、筆者が考えるレベルではどの程度の内容でしょうか。


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企業での文書は体感上95%くらいをExcelで作っている

現状企業ではExcelが文書作成ソフトになっています。
統計は分からないため実感としてですが、企業での文書は95%くらいがExcelで作成しています。
Wordの文書は大よそ3%くらいです。
パワーポイントはプレゼン等で作る人もいるため全くないわけではありませんが、1%くらいかもしれません。
零細企業や非IT企業は詳しく分かりませんが、筆者が社内に入ったり、共同で作業した企業であるNTT系列、NEC系列、IBM系列、日立系列等の大手SIerや系列企業は全て上記のような印象でした。

仕事とは「XをYして文書にする」

筆者はSE(インフラ系システムエンジニア)ですが、SEの仕事では何かに設定をするか、成果物を出すことがイコール仕事です。
成果物とはこの場合「文書」か「ファイル」になります。
「XをYして文書にする」仕事は大体この形で行っています。

例えば朝出社すると、メールに「開発環境でサーバーエラーがあったので対応をお願いします」という依頼が開発担当者から来ていたとします。
開発担当者からサーバー担当者への連絡のため細かい指示はされません。
それぞれの流儀や部署のルールで仕事することになります。

まず作業内容としてはサーバーのエラーのため開発担当者の作業が止まっているため、早急に対応することになります。
その日の作業が予定されていたとしても誰かがこの開発担当者の依頼をすべきでしょう。
自分宛に来ていた依頼であれば自分がするべき内容かもしれませんが出来なければ誰かをアサインして作業を依頼するべきでしょう。

この場合、「XをYして文書にする」に当てはめると次のようになります。
まずXについては、「エラーが発生したサーバーのログを分析する」ため、「ログを開発サーバーから取ってくる」になります。
調査するには生ログが必要なので、サーバーにログインしてログを作業用のPC等に落としてくる作業が必要になります。
ログを取って来ても、この時点ではまだ調査も出来ていないのでアウトプットも作れません。
ログを取ってくる作業自体はLinuxであればTeraTermでログインしてログを転送する等すれば簡単に出来ます。

次にYの部分ですが、工程としては複数になるでしょう。

  1. サーバーから取ってきたログをエラーワードでgrepして出力する
  2. ログを分析してエラーの原因を調査する
  3. ログと調査結果をまとめて一つの文書(Excel)にする

この場合、最終アウトプットはエラーのログが貼り付けられたExcel文書と、原因の切り分けや調査結果が文書としてアウトプットされています。
報告時のプレゼンを考えるとExcelを1シートにした方がいいかもしれませんが、1シートにまとめるか、ログと調査結果は別のシートに分けるかといった辺りは企業や部署ごとの文化になるでしょう。

もしExcelのアウトプットがないと、取ってきたログと調査結果、必要な対応方法などを人に説明するために口頭でしか説明が出来ませんが、エビデンスがないため、曖昧な情報に基づいてしか判断や対応が出来ません。
仕事においてははっきりした原因と結果が求められるため、エビデンスとなるアウトプットが不可欠です。
そしてアウトプットとなるのがExcelで大半の文書を作っているため、Excelが使えないと仕事にならないということになります。

この後の作業は企業や部署の規模、社内ルール等によって変わってきます。
規模が大きい会社・部署ほど調査結果を元にグループや部署で検討して対応することが多いです。
規模が小さい会社・部署は担当者レベルで判断し検討よりも対応の速度を重視することが多いです。

タスクの一例としては

  • 部署や担当者レベルで調査結果を元に方針や対応を検討する
  • 調査結果と方針に基づきサーバーやDBの設定を修正する
  • 対応した結果を連絡してきた開発担当者にメールする
  • グループウェア等に作成文書をアーカイブとして貼り付けする

といったことが考えられます。

「Excelが多少分かります」という一般的なレベル

Excelが使えるとして、どの程度が「使えるレベル」と言えるのでしょうか。

まず最低限の知識としては加減乗除の基本的な関数、セルの相対参照・絶対参照となります。
ただこれは一般常識の内に入るでしょう。
Excelのスキルとしてよく挙げられる内容としては、「関数が使えるかどうか」「マクロが使えるかどうか」「VBAでコーディング出来るかどうか」ということが挙げられます。

この内、「Vlookupが分かる」レベルであれば、多少なら関数が分かるという感じで受け止められやすいです。
なぜVlookupが基準になるのかは分かりませんが、関数の例に挙げやすいのかもしれません。
この辺りの感覚は人事の担当者の方が詳しいかもしれません。

Vlookup自体は大学初級レベルの知識といえると思います。例えば、以下は通信大学で受講する初級オフィスの課題で作るVlookupの表です。
この課題の内容は「左の表に商品番号を入力すると別表に定義された商品名と単価が表示され、金額等も自動で計算されるようにせよ」というものです。
知っている人ならどうということはない内容ですが、この程度の内容は大学初級の講義でやっているということです。
Vlookupを仕事で使うかどうかはともかくとして、知識としてVlookup関数を知っておくことは損にはなりません。

通信大学の課題で作成するVlookupの関数表

Excelがスキルだと思っている人はいない

会社での9割以上の文書はExcelで作る。会社員にとっては今はExcelが「必須知識」といってもいいと思います。
「必須スキル」と書かなかったのは、通常、Excelをスキルとは言わないからです。
特に、SEでExcelがスキルだと思っている人はまずいません。
プログラムやサーバ設定は確かに、仕様通りに組まないといけないので、難しい局面が少なからず出てきますが、Excelに関してはネットで検索して得られる情報で対応出来ることが大半なので、特に難しいということはありません。
Excelについては、「ショートカットを駆使して文書を手早く作成する」「図形を上手く配置して構成図を作る」「表組をきれいな見た目で作る」といったことが出来れば、「Excelを使うのが上手い」という評判は得られるかもしれませんが、これはスキルとは少し違うということになります。

マクロを安易に設定することは避ける

また、マクロについては、知識があるほうが仕事が広がるかもしれませんが、知っているからといって安易にExcelマクロを設定するのは止めたほうがいいです。
現在の企業では社内ネットワークや社員用のPC環境へのセキュリティ設定が非常に厳しく、不要なマクロを入れた文書でも動作しないということになりやすいためです。

この文書を客先に出す場合、客先の環境で果たしてマクロが動くのかどうかは、試すことが出来ないので分かりません。
最悪、客先の環境で動かず、文書が見れないというクレームが入る可能性があります。

また、マクロが修正が必要になったとしても、それを修正するのが他の人になった場合、マクロの詳細設定書等を残しておかないと、メンテナンスも難しくなります。
自分にしかメンテナンス出来ないコードやマクロは企業では嫌われます。
どうしてもマクロを文書に入れる場合は上司やグループ内の理解を得てからにした方がいいでしょう。

本稿の終わりに

仕事を行う上で必要な文書の95%はExcelで作るということについての内容でした。
新卒や転職でIT企業に入ろうと思う方は、ぜひExcelについての理解を深めて下さい。

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